domingo, 9 de octubre de 2011

ADMINISTRAR EL TIEMPO

La semana tiene 168 horas, y depende de nosotros aprovechar estas al máximo, pero entonces surge una pregunta, ¿Cómo podemos aprovecharlo al MAXIMO en nuestros diferentes entornos?

El tiempo es un valor que puedes otorgar, compartir o incluso perder. Pero nunca lo podrás "recuperar". Por ello el tiempo que pierdes o malgastas en un proyecto es un recurso que ya nunca volverá a tu haber: ha dejado de ser un recurso para convertirse en una pérdida.

Manejar el tiempo obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

ELEMENTOS PARA CONTROLAR SU TIEMPO



Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo, a continuación se los vamos a mostrar,para que tengan una idea de lo que se plantea

CONOZCA CÓMO UTILIZA SU TIEMPO



Durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

ESTABLEZCA SUS OBJETIVOS



En base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

ORGANICE SU TIEMPO


Identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible. Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

HÁBITOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO



Para administrar el tiempo tenemos que desarrollar hábitos que ayuden a lograr esa meta. Es muy común ver a personas que piensan que son de una manera, pero cuando preguntan a sus amigos como lo perciben se percataban de que no son lo que ellos pensaban. Los hábitos que tienes son los que te forman.

Es decir, según tú puedes ser en potencia un gran corredor o un lector muy vivaz. Sin embargo si no tienes el hábito ni de correr ni de leer, en realidad es una imagen mental que te has hecho de ti mismo que no concuerda con la realidad. Entonces solamente queriendo ser alguien no lo serás, tienes que aplicarte.

Creo que con esto ya quedó clara mi intención: desarrolla los hábitos que te harán una persona que puede administrar el tiempo. No importa cuánto lo desees, si no comienzas ya a cambiar tu conducta todo se quedará como una buena intención. Y eso no bastará para poder emprender ese proyecto que quieres.

Cuando comencé a intentar controlar mi tiempo empecé a tener el hábito de trabajar solo. Es decir, antes lo hacía siempre buscando plática con otras personas, o tenía la televisión prendida o música a todo volumen. Entonces me di cuenta que mi productividad bajaba, porque repartía mis “recursos” entre varios tipos de actividades.

Por otra parte, también empecé a darle prioridad a las tareas más importantes y esenciales. De momento me encontraba en la situación que tenía muchas actividades que realizar, pero que con el tiempo disponible no iba a poder terminar todas, ¿cuáles son las más importantes, esenciales y que dejarán mayor beneficio? Esas las haría primero.

También comencé a trabajar por horarios, pues a pesar de estar en casa comenzaba a trabajar desordenadamente y por cualquier pretexto me paraba a platicar fuera de la habitación. Entonces evité eso, comencé a tener horarios específicos para cada cosa, los cuales no cambiaría para evitar distraerme y bajar mi productividad.


Ahora esto lo hago de manera natural, son hábitos que tengo, ¿serás capaz de reprogramarte para poder cambiar tus hábitos? Créeme, suena más difícil en papel, pero cuando logras por fin hacer un hábito bueno para tu productividad, se hará en automático y estarás en camino de ser la persona que deseas.


PASOS PARA NO PERDER TIEMPO

1. Utiliza una agenda semanal o mensual para tener una idea global de tu tiempo disponible y de tus actividades. Advertirás que agrupamientos de actividades serían los más efectivos para ahorrar tiempo de viajes o de traslado, trámites pasibles de realizar simultáneamente, actividades que podrían superponerse sin perder eficacia. Por ejemplo, tomar una mañana al mes para realizar todos los trámites bancarios, concurrir al odontólogo, en tanto limpian tu automóvil en un lavadero vecino, realizar tu propio chequeo médico cuando acompañas a tu pareja o a tus hijos al suyo.

2. Planifica cada día incluyendo todas las actividades previstas para la jornada. No marques sólo el tiempo dedicado al trabajo. Dejar gran parte de tus actividades libradas a la improvisación, la memoria, el azar o la suerte suele ser muy divertido, si te lo permites ocasionalmente, pero si lo conviertes en tu estilo de vida, estarás supeditado a hechos fortuitos, y tu tiempo se esfumará.

3. Agenda tus compromisos, colocándoles no sólo la hora de comienzo sino también la de finalización. Procura atenerte a ambas.

4. Cumple con lo que has previsto para cada jornada. Si has planificado correctamente, contarás con el tiempo suficiente para realizarlo. Si surge un inconveniente no considerado que te obliga a postergar algún compromiso, reacomoda tu agenda para concretarlo, apenas te sea posible.

5. Incluye en tu plan semanal un espacio dedicado al ocio y al esparcimiento. No consideres estas actividades como una "pérdida de tiempo". Por el contrario, verás que reconocer y valorar el tiempo disponible enriquecerá tu vida personal, te fortalecerás y volverás más tonificado y mejor predispuesto a la actividad laboral.

6. Actúa con velocidad y eficacia, pero no intentes correr todo el tiempo. Una cuota de creatividad es necesaria para flexibilizar y encontrar nuevas soluciones en el menor tiempo posible. Sin embargo vivir "acelerado" permanentemente, sólo te expondrá al stress y a la enfermedad. No confundas velocidad con apuro. Dedica a cada cosa el tiempo que realmente necesita.

7. Cuida los minutos para aprovechar las horas. No desestimes los minutos que te quedan libres entre una y otra actividad. Ni tampoco "redondees" el tiempo haciendo coincidir la hora de finalización de una acción con el comienzo de otra, especialmente si debes desplazarte de un lugar a otro. Permitirte atrasos por mala planificación horaria, sólo disminuirá tu rendimiento a medida que transcurra el día. Además, te expondrás a no contar con el tiempo necesario para las últimas actividades de tu agenda.

ERRORES QUE NO TE PERMITEN EL MANEJO DEL TIEMPO


Cuando no quiere comenzar a manejar su tiempo puede cometer una gran infinidad de errores. De hecho hasta las personas que presumen el tener ya un control total de su tiempo suelen cometer varios de ellos de manera seguida. Nadie es perfecto, pero el tener algunas técnicas para contrarrestarlo ayuda.

1. OLVIDAN EL MANEJO DEL TIEMPO

Esto es difícil hacerlo a nivel muy minucioso, pero puedes hacerlo de manera muy general. Puedes hacer un calendario en donde pondrás lo que harás el resto del mes, el próximo semestre o incluso lo que harás el próximo año. Créeme que con tener metas a largo plazo previamente fijadas siempre sabrás que es lo que tienes que hacer. Los detalles son para luego.

2. NO HACEN PERIODOS DE DESCANSO

Otra recomendación que muchos podrían considerar rara Pero si no tomas períodos de descanso, tu cerebro se cansa por tanta actividad. Llegará el momento en que ya no puedes ser creativo, pues ya tu mente deja de estar fresca. Unos quince minutos de descanso cada dos horas te permitirá estar listo para la acción otra vez.

3. PERMITIR QUE TE QUITEN EL TIEMPO

Tu podrás tener organizado todo lo que quieras tu día, pero si alguien viene a distraerte o sacarte de tu rutina, te hizo perder el camino. Posiblemente puedas hacer una pausa a lo realizado para una negociación, pero si es un amigo que te llama para saber cómo estás u otra cosa, si que te hizo perder el tiempo. Deja claro los momentos en que te encuentras disponible.

4. DELEGA LAS ACTIVIDADES MENOS IMPORTANTES


El tiempo es dinero, y en ocasiones ya cuando tu negocio va bien, te das cuenta que hay actividades que no requieren tu talento. Considera delegar responsabilidades, tal vez contratar personas de manera externa. Hay algunas actividades de rutina que no dan más valor a tu negocio, por lo que sería buena idea que mejor haya otra persona haciéndolo.

5. PLANES PARA EL AÑO

Esto es difícil hacerlo a nivel muy minucioso, pero puedes hacerlo de manera muy general. Puedes hacer un calendario en donde pondrás lo que harás el resto del mes, el próximo semestre o incluso lo que harás el próximo año. Créeme que con tener metas a largo plazo previamente fijadas siempre sabrás que es lo que tienes que hacer. Los detalles son para luego.

ENLACES

EL POEMA DEL TIEMPO