ADMINISTRAR EL TIEMPO

La semana tiene 168 horas, y depende de nosotros aprovechar estas al máximo, pero entonces surge una pregunta, ¿Cómo podemos aprovecharlo al MAXIMO en nuestros diferentes entornos?

El tiempo es un valor que puedes otorgar, compartir o incluso perder. Pero nunca lo podrás "recuperar". Por ello el tiempo que pierdes o malgastas en un proyecto es un recurso que ya nunca volverá a tu haber: ha dejado de ser un recurso para convertirse en una pérdida.

Manejar el tiempo obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

ELEMENTOS PARA CONTROLAR SU TIEMPO

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo, a continuación se los vamos a mostrar,para que tengan una idea de lo que se plantea

CONOZCA CÓMO UTILIZA SU TIEMPO

Durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

ESTABLEZCA SUS OBJETIVOS

En base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

ORGANICE SU TIEMPO

Identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible. Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

HÁBITOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Para administrar el tiempo tenemos que desarrollar hábitos que ayuden a lograr esa meta. Es muy común ver a personas que piensan que son de una manera, pero cuando preguntan a sus amigos como lo perciben se percataban de que no son lo que ellos pensaban. Los hábitos que tienes son los que te forman.

Es decir, según tú puedes ser en potencia un gran corredor o un lector muy vivaz. Sin embargo si no tienes el hábito ni de correr ni de leer, en realidad es una imagen mental que te has hecho de ti mismo que no concuerda con la realidad. Entonces solamente queriendo ser alguien no lo serás, tienes que aplicarte.

Creo que con esto ya quedó clara mi intención: desarrolla los hábitos que te harán una persona que puede administrar el tiempo. No importa cuánto lo desees, si no comienzas ya a cambiar tu conducta todo se quedará como una buena intención. Y eso no bastará para poder emprender ese proyecto que quieres.

Cuando comencé a intentar controlar mi tiempo empecé a tener el hábito de trabajar solo. Es decir, antes lo hacía siempre buscando plática con otras personas, o tenía la televisión prendida o música a todo volumen. Entonces me di cuenta que mi productividad bajaba, porque repartía mis “recursos” entre varios tipos de actividades.

Por otra parte, también empecé a darle prioridad a las tareas más importantes y esenciales. De momento me encontraba en la situación que tenía muchas actividades que realizar, pero que con el tiempo disponible no iba a poder terminar todas, ¿cuáles son las más importantes, esenciales y que dejarán mayor beneficio? Esas las haría primero.

También comencé a trabajar por horarios, pues a pesar de estar en casa comenzaba a trabajar desordenadamente y por cualquier pretexto me paraba a platicar fuera de la habitación. Entonces evité eso, comencé a tener horarios específicos para cada cosa, los cuales no cambiaría para evitar distraerme y bajar mi productividad.

Ahora esto lo hago de manera natural, son hábitos que tengo, ¿serás capaz de reprogramarte para poder cambiar tus hábitos? Créeme, suena más difícil en papel, pero cuando logras por fin hacer un hábito bueno para tu productividad, se hará en automático y estarás en camino de ser la persona que deseas.

PASOS PARA NO PERDER TIEMPO

1. Utiliza una agenda semanal o mensual para tener una idea global de tu tiempo disponible y de tus actividades. Advertirás que agrupamientos de actividades serían los más efectivos para ahorrar tiempo de viajes o de traslado, trámites pasibles de realizar simultáneamente, actividades que podrían superponerse sin perder eficacia. Por ejemplo, tomar una mañana al mes para realizar todos los trámites bancarios, concurrir al odontólogo, en tanto limpian tu automóvil en un lavadero vecino, realizar tu propio chequeo médico cuando acompañas a tu pareja o a tus hijos al suyo.

2. Planifica cada día incluyendo todas las actividades previstas para la jornada. No marques sólo el tiempo dedicado al trabajo. Dejar gran parte de tus actividades libradas a la improvisación, la memoria, el azar o la suerte suele ser muy divertido, si te lo permites ocasionalmente, pero si lo conviertes en tu estilo de vida, estarás supeditado a hechos fortuitos, y tu tiempo se esfumará.

3. Agenda tus compromisos, colocándoles no sólo la hora de comienzo sino también la de finalización. Procura atenerte a ambas.

4. Cumple con lo que has previsto para cada jornada. Si has planificado correctamente, contarás con el tiempo suficiente para realizarlo. Si surge un inconveniente no considerado que te obliga a postergar algún compromiso, reacomoda tu agenda para concretarlo, apenas te sea posible.

5. Incluye en tu plan semanal un espacio dedicado al ocio y al esparcimiento. No consideres estas actividades como una "pérdida de tiempo". Por el contrario, verás que reconocer y valorar el tiempo disponible enriquecerá tu vida personal, te fortalecerás y volverás más tonificado y mejor predispuesto a la actividad laboral.

6. Actúa con velocidad y eficacia, pero no intentes correr todo el tiempo. Una cuota de creatividad es necesaria para flexibilizar y encontrar nuevas soluciones en el menor tiempo posible. Sin embargo vivir "acelerado" permanentemente, sólo te expondrá al stress y a la enfermedad. No confundas velocidad con apuro. Dedica a cada cosa el tiempo que realmente necesita.

7. Cuida los minutos para aprovechar las horas. No desestimes los minutos que te quedan libres entre una y otra actividad. Ni tampoco "redondees" el tiempo haciendo coincidir la hora de finalización de una acción con el comienzo de otra, especialmente si debes desplazarte de un lugar a otro. Permitirte atrasos por mala planificación horaria, sólo disminuirá tu rendimiento a medida que transcurra el día. Además, te expondrás a no contar con el tiempo necesario para las últimas actividades de tu agenda.